למה וואטסאפ הוא כלי העבודה המרכזי של מארגני אירועים
תעשיית האירועים בישראל עובדת מהר, לחוצה בזמן ומבוססת על אמון. כשחתונה של 300 איש ביום שישי מחייבת תיאום בין קייטרינג, צלם, DJ, מוביל אולם, מספרה וחשמלאי – כל עיכוב בתקשורת יכול לגרור אסון לוגיסטי. וואטסאפ, עם שיעורי הפתיחה הגבוהים שלו (98%) ומיידיות המסרים, הפך לכלי הניהול המועדף על Event Planners מנוסים.
האתגר האמיתי הוא לא השימוש בוואטסאפ – אלא לנהל עשרות קבוצות במקביל לאירועים שונים, ספקים שונים ולקוחות שונים, מבלי להתבלבל ומבלי שמסר חשוב ייפול בין הכסאות. כאן WazAp משנה את התמונה לחלוטין.
קבוצת לקוח ייעודית לכל אירוע
הנוהג הטוב ביותר בתעשיית האירועים הוא ליצור קבוצת וואטסאפ ייעודית לכל אירוע, שכוללת את הלקוח, בן/בת הזוג וגורמים רלוונטיים נוספים. בקבוצה זו נשלחים עדכוני לוגיסטיקה, בקשות אישור ושאלות פתוחות. תוצאה: הלקוח מרגיש מעורב, השאלות נענות מהר ואין "ממני אמרו לי...".
שלחו הודעת פתיחה מסודרת מיד עם יצירת הקבוצה – מייצרת רושם מקצועי ומסדרת ציפיות.
תזמנו הודעת אישור אוטומטית 48 שעות לפני, עם Smart Delay שמבטיח שתגיע ב-10 בבוקר.
תיאום ספקים – צלם, קייטרינג, DJ ועוד
ספקי אירועים עובדים שעות לא שגרתיות ומגיבים מהר בוואטסאפ. יצירת קבוצת ספקים לכל אירוע – שכוללת את כל הגורמים הרלוונטיים – מאפשרת תיאום מהיר ומסמיכה את כולם על אותה מידע בו-זמנית.
כנסו את כל הספקים לקבוצה אחת ושלחו ברידינג מסודר – כולם על אותו עמוד.
הפניות מגני אירועים ובתי מלון
חלק גדול מהלקוחות של Event Planners מגיע דרך הפניות מגני אירועים, בתי מלון ומסעדות. בניית קשרים עם מנהלי האולמות דרך וואטסאפ – ושמירה על תקשורת חמה ורציפה – הופכת אותם לשגרירים שמפנים לקוחות חדשים.
WazAp מאפשר לנהל קבוצות שותפים ייעודיות, לשלוח עדכונים על זמינות ומבצעים, ולהכניס הפניות חדשות לתהליך מסודר – כל זאת ללא עלות לכל הודעה ועם Smart Delays שמונע הפצצה בשעות לא נאותות.
צרו רשימת קשרי HR ורכש בחברות ושלחו הצעת ערך ייעודית לעונת אירועי החברות (נובמבר-ינואר).
WazAp לEvent Planners – יתרון תחרותי אמיתי
כשאתם מנהלים 15 אירועים במקביל, כל קבוצה בשלב אחר – לקוח חדש, ספקים בתיאום, אירוע בעיצומו ולאחר האירוע – WazAp נותן לכם לוח בקרה אחד לכל הקבוצות. ראו בבת אחת אילו לקוחות עוד לא ענו, אילו ספקים צריכים תזכורת, ותזמנו עדכונים מראש. חיבור תוך 5 דקות עם QR, ללא אישור Meta API ובלי עלות לכל הודעה.
ניהול אחרי האירוע – ביקורות והפניות
האירוע הסתיים בהצלחה – אבל העבודה לא נגמרת. שליחת הודעת תודה אישית ביום שאחרי, בקשת ביקורת בגוגל ועידוד להפנות חברים – אלה הצעדים שהופכים לקוח מרוצה לגורם שמייצר לכם לקוחות חדשים.
עם WazAp ניתן לתזמן את הודעת ה"יום שאחרי" מראש, כך שהיא תישלח אוטומטית בזמן הנכון. Smart Delays מבטיח שלא תשלחו ב-7 בבוקר ולא ב-11 בלילה – גם אם שכחתם לישון.